Meine besten Tipps für eine erfolgreiche Businesskommunikation

Meine besten Tipps für eine erfolgreiche Businesskommunikation

Meistens schreibe ich ja meine Blogbeiträge über private Konflikte und unsere Kommunikation im Alltag. Heute möchte ich mich aber einmal der Kommunikation im Berufsleben widmen. Ich denke, das Thema betrifft die Meisten von uns auch irgendwie. 

Ob im Gespräch mit Kunden, bei Besprechungen mit Lieferanten oder in Teamsitzungen: Als Berufstätige kommunizieren wir ständig. Daher habe ich die folgenden Tipps verfasst, um dazu beizutragen, dass Ihre Businesskommunikation künftig noch häufiger von Erfolg gekrönt ist ;-)! 

Genug der Vorrede - Los geht´s ;-)

1. Hüten Sie sich davor, zu sehr auszuschweifen!

Formulieren Sie kurz, klar und achten Sie auf ein angenehmes Tempo. Ob Sie mit Ihrem Gegenüber schriftlich oder mündlich kommunizieren: Vermeiden Sie dabei komplizierte Schachtelsätze und langatmige Ausführungen. Das erleichtert dem Gegenüber das Zuhören sehr und hilft, Mißverständnisse zu vermeiden.

2. Reden Sie so, dass es für Ihr Gegenüber interessant und verständlich ist!

Häufig ist unser Gegenüber nicht vom Fach und kennt sich in unserem Arbeitsgebiet nicht aus. Es interessiert den potentiellen Kunden in der Regel nicht, wie Sie Ihren Beruf bis ins kleinste Detail ausführen, nach welcher Methode sie arbeiten usw. Ihn interessiert viel eher was das Ergebnis einer Zusammenarbeit mit Ihnen sein könnte und ob er Ihnen und Ihrem Können vertrauen kann. Vermeiden Sie daher ausschweifende Ausführungen über Arbeitsabläufe und ähnliches. Passen Sie vielmehr Ihre Sprache dem Kenntnisstand des Gegenübers an. Behalten Sie auch immer die Frage im Hinterkopf, ob Ihre Ausführungen für den Anderen wohl wirklich interessant und hilfreich sind.

3. Hören Sie gut zu!

Es hört sich so simpel an, aber oft gerät es ganz schnell in Vergessenheit. Wir sind in Eile und Hektik und wünschen uns während des Gesprächs eigentlich nur, dass sich das Gegenüber möglichst kurz fasst, damit wir schnell wieder an unsere Arbeit gehen können können. Oft formulieren wir im Kopf schon die Antworten auf die Fragen des Anderen vor oder unterbrechen das Gegenüber in seinem Redefluss. So verhindern wir allerdings, dass die Wünsche, die der Andere uns -eventuell auch nur zwischen den Zeilen- mitteilt, bei uns ankommen und wir den Kunden wirklich zufriedenstellen können. Mein Tipp lautet daher: Üben Sie es, sich im Gespräch auf das Gegenüber zu konzentrieren und besinnen Sie sich immer wieder darauf, wie wichtig es ist, zuzuhören! Geht es Ihnen nicht auch so: Wenn jemand uns wirklich zuhört und auf das, was wir sagen, eingeht so hat er schon einen ganz großen "Pluspunkt". 

4. Achten Sie auch auf die Anrede und die Körpersprache!

Signalisieren Sie dem Anderen Ihr Interesse an seiner Person, indem Sie ihn mit seinem Namen anreden. Auch offene und zugewandte Körpersprache und Blickkontakt sollten während eines persönliches Gesprächs nicht fehlen! Nehmen Sie auch Bezug auf vorhergehende Unterhaltungen. Wenn Ihnen das Gegenüber beim letzten Gespräch zum Beispiel von seinem anstehenden Urlaub erzählt hat, könnten Sie sich dies merken und ihn beim nächsten Treffen einfach mal darauf ansprechen.

5. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Gegenüber richtig verstanden haben!

Um den Anderen wirklich verstehen zu können, empfehle ich, regelmäßig nachzufragen und auch während des Gesprächs in eigenen Worten zu formulieren, was Sie bisher verstanden haben. Eine mögliche Formulierung lautet etwa: „Habe ich es richtig verstanden, dass...“. So kann das Gegenüber eventuelle Missverständnisse direkt aus der Welt räumen bzw. bestätigen, dass Sie alles richtig verstanden haben. So geben dem Anderen widerum das Gefühl, dass sie wirklich an dem, was er sagt, interessiert sind!

6. Sehen Sie Beschwerden als Chance!

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde beschwert sich bei Ihnen. Ich rate Ihnen, dennoch zu versuchen, die Ruhe zu bewahren, denn in jeder Beschwerde steckt eine Chance, das eigene Angebot und das eigene Unternehmen zu verbessern! Hören Sie daher auch hier wieder gut zu und fragen Sie das Gegenüber, was seine Bedürfnisse sind, was ihm in dem Zusammenhang wichtig ist, was er sich in der Situation anderes gewünscht hätte. Wenn der Andere auf diese Weise merkt, dass Sie an einer guten Lösung interessiert sind, glätten sich die Wogen meistens schnell. Versuchen Sie, gemeinsam eine Lösung zu finden, die Ihre aber auch die Bedürfnisse und Interessen des Kunden berücksichtigt. Hierzu noch ein kleiner Tipp: Solche Gespräche führt man im besten Fall persönlich oder telefonisch und besser nicht per Mail! 

Eine Anmerkung möchte ich Ihnen hierzu noch mit auf dem Weg geben: Auch wenn es heißt "der Kunde ist König" und auch wenn in einer Beschwerde meistens eine Chance zur Verbesserung steckt, so sollte dies nur in Grenzen gelten. Sollte jemand extrem unverschämt, laut oder unhöflich werden, so möchte ich Sie ermutern, sich dies - bei aller Höflichkeit- nicht gefallen lassen! Mehr zu dem Thema finden Sie in meinem Blogbeitrag "Nein, niemand hat das Recht, Sie anzubrüllen!". 

7. Bleiben Sie bei Beschwerden ihrerseits immer höflich!

Wenn es einmal nötig sein sollte, dass Sie sich bei jemanden beschweren müssen, beispielsweise wegen einer mangelhaften oder falschen Lieferung, versuchen Sie ruhig und sachlich zu bleiben. Jedem passieren Fehler – vielleicht sind Sie umgekehrt auch mal in einer solchen Situation, dann wünschen Sie sich bestimmt auch eine faire und nette Behandlung. Wenn Sie emotional durch die Situation sehr aufgewühlt sind, schlafen Sie lieber falls möglich eine Nacht darüber, bevor Sie das Gegenüber kontaktieren! Machen Sie besser auch keine allgemeinen Ausführungen wie „Sie machen immer dieses und jenes“, sondern bleiben Sie bei der aktuellen Situation. Konzentrieren Sie sich weniger auf Vorwürfe, sondern eher darauf, mit dem Gegenüber eine gute und faire Lösung zu finden.

8. Störungen haben immer Vorrang!

In Mediationsverfahren gilt der Leitsatz „Störungen haben Vorrang“. Wenn wir im Verlauf einer Mediation feststellen, dass es ein Problem, ein Missverständnis, eine Unzufriedenheit oder ähnliches bei den Kunden entstanden ist, wird dies direkt angesprochen und geklärt, bevor wir weiterarbeiten. Erst wenn die „Störung“ geklärt ist, ist eine gute Zusammenarbeit wieder möglich. Ignorieren der "Störungen" ist selten hilfreich und meist eher kontraproduktiv. Ich empfehle Ihnen daher auch in Ihrem Berufsalltag: Falls es zwischen Ihnen und Ihrem Gegenüber merkliche „Störungen“ gibt: Sprechen Sie diese auf dezente und höfliche Weise an und führen Sie eine baldmögliche Klärung herbei!

Ich weiß, Kommunikation ist nicht immer einfach, vielleicht wirken all diese Tipps jetzt erst einmal viel und erschlagend auf Sie. Gerade, wenn wir am Anfang unserer Selbständigkeit stehen, gibt es in allen Bereichen sehr viel zu lernen. Vielleicht wäre es ja ein guter Weg, sich Monat für Monat mal einen dieser Tipps bewusst vornehmen und sich darauf konzentrieren und ihn umzusetzen. Sie werden sehen, es ist gar nicht so schwer, zielführend zu kommunizieren!

Falls Sie gerne noch weitere Tipps zum Thema Konfliktlösung hätten, empfehle ich Ihnen meine "15 Tipps für entspannteres Streiten".

Ich hoffe sehr, dass ich Ihnen mit diesem Beitrag wieder einige hilfreiche Anregungen geben konnte! Über Ihre Kommentare und Anregungen unter diesem Artikel freue ich mich wie immer sehr!

Herzlichst,

Ihre Christina Wenz